2014年8月28日下午1時(shí)，上海市工商聯(lián)房地產(chǎn)商會在浦東陸家嘴上海國際會議中心舉行第四屆會員大會、長三角房地產(chǎn)未來趨勢高峰論壇和商會成立十周年慶典三個(gè)重要會議。可謂“一箭三星”。三個(gè)重要會議一起舉行，要在5個(gè)小時(shí)內(nèi)結(jié)束，1點(diǎn)鐘要開會，會與會之間如何銜接，如何留住人不提早離場，的確困難不少，但最終是困難雖多，仍圓滿結(jié)束。
與會者的反映
據(jù)參加會議的會員與上海和長三角商會同仁會中和會后反映，這次會議務(wù)實(shí)高效，品位高，規(guī)模大，上檔次，特別是在房地產(chǎn)不景氣情況下，能開到這樣水平，真的不容易。其中會上有張有弛，有許多亮點(diǎn)。一是十周年展版，從商會成立以來的幾百幅照片中挑選出89幅照片精心制作，在會場入口處展示，使會場顯得隆重?zé)崃�。出席會議來得早的人不僅仔細(xì)參觀，還在展版前拍照留影紀(jì)念。二是十周年慶典播放的視頻紀(jì)錄片，展現(xiàn)了商會成立十年里會員的活動、企業(yè)的發(fā)展、對社會的貢獻(xiàn)、商會的服務(wù)等等，不僅解說詞寫得中懇貼切，而且編輯得環(huán)環(huán)入扣，具有很強(qiáng)的視角沖擊力。長三角房地產(chǎn)高峰論壇請來國務(wù)院參事陳全生，為參會者作了《面向未來 合作共贏》主題報(bào)告。由于環(huán)境因素，雖然說得不太接地氣，但還是努力演講的。市工商聯(lián)秘書長楊茜自始至終參加會議，市政協(xié)副主席、市工商聯(lián)主席王志雄，市委統(tǒng)戰(zhàn)部副部長、市工商聯(lián)黨組書記趙福禧，在參加完市里召開的重要會議之后，全都趕來參加我們商會的會議，這是商會成立十年來第一次，充分顯示市工商聯(lián)領(lǐng)導(dǎo)對我們商會的關(guān)懷和重視。
在這次會議的現(xiàn)場和會后，一些商會副會長和會員說，商會就這么幾位工作人員，每一次活動都搞得這么好，難能可貴。有長三角房地產(chǎn)商會的同仁說，你們的水平和實(shí)力都是老大哥，會議隆重?zé)崃�，開得這么好，這么成功，是我們的榜樣，對我們的壓力也很大。會后，不少商會向我們要視頻的硬盤。
9月1日，商會秘書處對會議進(jìn)行回顧小結(jié)，大家認(rèn)為，會議所以取得成功，大致有以下幾點(diǎn)體會：
幾點(diǎn)體會
1、秘書處精心策劃，用心落實(shí)。
“三會”籌備之初，秘書長就要求秘書處全體人員，這次會議仍要做到加分而不是減分的精益求精精神。首先寫了策劃書。因?yàn)槿齻�(gè)會議，要在半天內(nèi)結(jié)束，商會成立十年從未遇到。為此，秘書長征求部分副會長意見，并請他們支持這次活動。策劃書秘書長寫好后，召開秘書處工作人員會議，具體分工落實(shí)。
今年5月中旬開始，秘書處開始啟動“三會”落實(shí)工作，從一開始就確定要請著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家吳敬璉先生來主講房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)形勢，并請?jiān)袊缈圃簞⒓洪L出面邀請；找來電視臺，確定視頻要宣傳商會成立十年來的重要活動和為會員服務(wù)的內(nèi)容。就此，商會秘書處與視頻制作單位進(jìn)行了多次溝通，秘書長主持內(nèi)容創(chuàng)作和審改工作，指定專人和制片方聯(lián)系。秘書處集體改片、連會長在內(nèi)審片就達(dá)5次。展版的內(nèi)容也同樣，6個(gè)主題的照片說明和前言、結(jié)束語都修改了多次才定稿。
2、充分利用商會資源，節(jié)約、高效辦事。
這次商會慶典會場，是由商會副會長、天歌控股集團(tuán)董事長陸建沖介紹提供的。在國際會議中心半天和一個(gè)晚上的會議，7樓上海廳和貴賓室，是免費(fèi)提供使用；只有理事會議會場，支付一些場地費(fèi)。這次會場桌上擺設(shè)的水果、點(diǎn)心，包括抽獎獎品，都是秘書處人員自行選購的。早上8時(shí)不到，國際會議中心工作人員還沒上班，秘書處人員就到會場進(jìn)行布置，包括水果的拆分，席卡的擺放，做到既節(jié)約又高檔。
3、靈活機(jī)動適時(shí)調(diào)整會議安排，保證會議順利進(jìn)行。
這次會議邀請演講嘉賓，最早請的是著名經(jīng)濟(jì)學(xué)家吳敬璉教授，本來是很有把握的一件事，但到7月底還聽不到回音。沈克喬秘書長為了保證會議的順利進(jìn)行，及早做了應(yīng)對準(zhǔn)備，一面請全聯(lián)房地產(chǎn)商會出面邀請吳老，得到了全聯(lián)房地產(chǎn)商會大力支持，同時(shí)又立即著手邀請國務(wù)院參事陳全生先生來商會論壇主講房地產(chǎn)未來趨勢。最后吳敬璉教授雖然沒能來會，但因?yàn)樽隽说诙譁?zhǔn)備，會議沒有因此降低規(guī)格，得以順利進(jìn)行。
4、商會秘書處是一支能干事、肯干事、會干事的團(tuán)隊(duì)，工作認(rèn)真敬業(yè)，沒有怨言。
商會秘書處包括秘書長總共9個(gè)人，其中一人還因病休假了，實(shí)際只有8 人參加籌備工作。盡管工作量很大，如材料準(zhǔn)備，會議議程、工作報(bào)告、工作打算、財(cái)務(wù)報(bào)告等等，還有會議串詞、視頻、展板的內(nèi)容策劃、創(chuàng)作、修改，邀請函、手提袋制作、背景板的設(shè)計(jì)，每一項(xiàng)都不能疏忽。由于分工明確，當(dāng)天做不完的就加班，上班的每一個(gè)人都認(rèn)認(rèn)真真地做事。在前期準(zhǔn)備工作中，視頻和展板要求高，難度大，個(gè)別同志一天八個(gè)小時(shí)都坐在電腦前面，下班時(shí)腿腳都發(fā)麻。在準(zhǔn)備工作的最后一個(gè)月中大部分同志中午沒有休息過。前期準(zhǔn)備工作大體完成后，請人是第一難事。根據(jù)分工，每個(gè)人都對自己負(fù)責(zé)邀請的對象，進(jìn)行了多次電話、短信、傳真、微信等溝通、核實(shí)，確保出席人數(shù)。沈文彬請人的任務(wù)最重，他不僅出色地完成了，還做了不少份外工作。王曉娟負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)展版和視頻的任務(wù)很重，但她對自己邀請了多少人，來了多少人，多少人參加晚宴，弄得清清楚楚。在請人發(fā)邀請函的時(shí)候，秘書處有好幾位都自覺加班，毫無怨言。為了準(zhǔn)備好會議，秘書長一直坐陣，他的壓力比誰都大。會議的前一天晚上，孫良杰配合秘書長對會議議程等會議材料做了修改和打印，保證了會議準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行。莊輝作為駕駛員，全身心地參加了物資準(zhǔn)備和接待工作，配合做好了慶典抽獎頒獎活動。這次商會大會第一次放在中午12時(shí)30分簽到，下午1時(shí)開會。由于會前準(zhǔn)備充分，參會人員12時(shí)十分就來報(bào)到簽名了，以致商會準(zhǔn)備的450份請柬和抽獎券全部發(fā)完，原計(jì)劃到會400人，結(jié)果來了455人，到會人數(shù)創(chuàng)商會歷史記錄。
當(dāng)然，此次會議雖然是總體成功，但在有些細(xì)節(jié)上仍有疏漏之處，比方在座位安排上，在晚宴演出安排的時(shí)間節(jié)點(diǎn)上仍有不足，特別是沒有留下合影。
